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公司会议管理制度
来源:http://www.mt1115.com   作者:上海注册公司    日期: 2014-09-05 08:36:33   点击率: 1337    文字大小:  

一、目的
为规范公司会议管理,提高会议质量,降低会议成本,特制定本制度。

二、适用范围

适用于公司全体员工。

三、运行原则
为使公司的会议管理规范化和有序化,提高会议形式的行政决策效率,特制定本制度。公司会议制度本着精简、有效、节俭的原则运行。

四、会议类别
1.领导班子会议。
(1)由经理本人发起的内部高层会议。
(2)参加人员为经理、各分管副经理或相关议题的负责人。
(3)会议不定时召开,由经理本人或综合办发出通知,综合办负责收集和记录会议议题。
(4)会议纪要由综合办负责整理,各相关部门负责落实会议决议。
2.经理办公会议。
(1)经理办公会是由经理本人或委托人定期召开的工作例会。
(2)参加人员为经理、各分管副经理三及相关的科寝负责人。
(3)时间原则上定为每月固定日期召开。
(4)例会由综合办转发通知,并做好会议1喲相关准备工作。
(5)会议纪要由综合办负责整理,并寺于次日呈经理审阅后发放至各有关科室。
3.科室例会。
(1)科室例会是由各科室负责人定期召开的工作例会。
(2)原则上定为每周一次。
(3)例会时间由各科室根据科室工作特点合理安排,以不影响日常工作的正常进行为原则。
4.科室联合会议。
(l)科室联合会议是由经理或各分管经理发起召开的跨科室协调、协作专题会议。
(2)会议由综合办转发通知,并安排时间、地点。
(3)会议纪要由综合办负责整理,并于次日呈经理审阅后发放至各有关科室。
5.其他会议管理。
(1)综合办每月应将公司例会和各种临时会议,统一编制《会议计划》并印发给公司领导和各科室及有关人员。
(2)凡综合办已列入《会议计划》的会议,如需改期,或遇特殊情况需安排其他会议时,召集单位应提前报请综合办以便进行调整。
(3)对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议,综合办有权安排合并召开。

五、会议要领
1.与会人员发言内容不能偏离了议题,应就会议题积极发言
2,发言一定要客观、公正,不能借机徇私或争夺个人利益。
3.与会人员要专心聆听发言,禁止打断别人发言。
4.发言者不能过于针对某些人,应就具体事实展开发言。
5.与会人员应根据准备的资料积极发言,禁止回避发言。
6.发言应抓住重点,言简意赅,通俗易懂,不能过于冗长。
7.发言人要肯于接受不同意见,保持友好的讨论气氛。

六、会议程序
1.会前准备。
(1)所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好相关准备工作(包括提前拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、安排通知与会人等,落实会场、备好座位、纪念品及各种所需物件)。
(2)对定期的常规会议,在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。
(3)对不定期的重要会议,组织者应提供会议相关资料并上报申请,该申请批准后方可执行。该资料包括以下几点。
A.会议名称、会议主旨和目标。
B.会议时间、地点、议程、议项。
C.会议主持人、出席人员(名单)。
D.会议财务(支出收入)预算、现有筹备情况及进展。
E.(可能)存在的问题、解决方案及要求、筹划时间进度表。
2.会议通知。
(1)根据会议拟订会议通知,并提前张贴或发送。
(2)出席会议的重要或主要人员,应通过电话等方式确认是否能如期出席,并适时做出相应安排。
3.会场准备。会议组织者及时准备会议场所、会议文件或资料。必要时要进行会场布置、设备调试。对重点发言对象须确保其发言。
4.会议记录。会议进行中要做好记录。记录方式最好为速记笔录,必要时可录音、录像,妥善保存记录材料。

七、会议秩序与纪律
1.严格遵守开会时间,不得无故迟到或早退,特殊情况下,必须要经会议主持人批准。
2.会议期间手机应调至静音或振动状态,重要事情到会议室外接听。
3.会议发言应简明扼要,避免发表与会议无关的话题,会议主持者有权提示发言人,其他人员无权打断发言人的发言。
4.凡是违反会议秩序者,会议主持人有权给予通报批评,由综合管理办公室行专人监督执行。
5.会议应按规定时间准时召开,组织会议的科室会前应准备好会议议程及i有关内容,并负责维护会议纪律。
6.参会人员准时参加会议并签到,准备好与会议有关的资料,做好会议记录,对要求传达的会议内容要及时进行传达。
7.会议涉及机密事件,所有与会者要严守保密制度,不得外传泄密,否则按有关规定处理。
8.会议决议应由牵头部门及时书面通知相关执行部门,并负责监督落实情况。

八、会议记录
1.遵照“谁组织,谁记录”的原则,如有必要,主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要,临时指定会议记录员。
2.会议记录员应遵守的规定。
(1)做好会议的原始记录和考勤记录,并整理《会议纪要》。
(2)对会议已议决事项,应在原始记录处注明“议决”字样。
(3)会议原始记录与《会议纪要》最迟不超于次日呈报会议主持人审核签名。

九、会议精神的督办及执行
议、决策事项需要会后跟进落实的,按照部门职责分工由主办部门跟进落实,会议主持人另有指定的,由主持人指定。
2.会议跟进的依据以会议决议及原始记录为准。
3.办公室负责会议议定事项的督办和催办,定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况,并将督办和催办情况报告会议主持人,并将作为考核当事人工作的主要依据。
4.部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。

十、会议室管理
1.管理和使用权限。
(1)会议室由相关部门负责管理,各科室如因会议需要使用会议室,须事先向有关部门申请,统筹安排。
(2)各科室应安排并控制会议室使用时间,不影响其他科室使用会议室。
(2)会议室卫生由相关部门安排人员负责打扫,在每次会议召开前后均要进行卫生打扫,做好日常保洁。
2.会议室设备管理。
(1)会议结束后会议负责人应检查会议室各项设备与物品是否完好,并与会议室管理人员进行核对。
(2)会议室相关设备的管理、使用和维护由专人负责,其他人不得随意操作,否则造成设备损坏应按价予以赔偿。
十一、本制度经总经理审批后实施,修改时亦同。

 

 

 

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